Una carpeta por persona, un registro por periodo y un soporte asociado a cada pago.
1. Deja claro el punto de partida
Reúne la información que explica la relación: fecha de ingreso, funciones, jornada acordada, salario y forma de pago. Conserva el contrato y sus cambios junto a esa información. Si cambia la jornada o el salario, registra desde qué fecha aplica el cambio; reemplazar el dato anterior borra parte de la historia.
La UGPP explica que el trabajo doméstico se vincula mediante un contrato de trabajo y que cada empleador tiene su propia relación con la persona trabajadora. Puedes consultar su ABC de empleados domésticos. Esta guía se concentra en cómo organizar los registros, una vez identificadas tus obligaciones.
2. Lleva un registro por periodo
Elige un cierre que coincida con tu forma de pago. En lugar de anotar únicamente un total, conserva los datos que permiten entender de dónde salió. Una estructura sencilla puede incluir:
- Fechas de inicio y final del periodo.
- Días y novedades que deben revisarse: ausencias, vacaciones, incapacidades o cambios de jornada.
- Conceptos del cálculo, valor pagado y fecha del pago efectivo.
- Estado: por revisar, pendiente de pago o pagado con soporte.
Las novedades pueden tener tratamientos distintos. Registrarlas no significa descontarlas automáticamente: primero hay que determinar qué corresponde en cada caso.
3. Asocia cada soporte al pago que explica
Una transferencia muestra un movimiento de dinero, pero puede no explicar qué periodo o concepto cubre. Guarda el comprobante junto al detalle del pago. Un nombre como 2026-10_pago_periodo_01 ayuda a ordenar archivos sin incluir números de identificación en sus nombres.
Si corriges un cálculo, conserva la explicación del cambio y diferencia la versión inicial de la corregida. Evita que dos archivos con el mismo nombre parezcan pagos distintos o que una corrección desaparezca al sobrescribir el anterior.
| Registro | Qué debe permitir entender |
|---|---|
| Pago del periodo | Periodo cubierto, conceptos y fecha efectiva de pago. |
| Seguridad social | Mes al que corresponde la planilla y constancia de pago. |
| Vacaciones o prestación | Periodo reconocido, cálculo y soporte asociado. |
4. Separa salario, aportes y otros conceptos
No uses una sola marca de «todo pagado» para obligaciones diferentes. Un pago de salario no confirma por sí mismo el pago de aportes o de una prestación. Mantén sus periodos y soportes identificados por separado, aunque los revises en el mismo cierre.
Para revisar cuáles conceptos corresponden a la relación laboral, consulta el ABC de la UGPP. La lista de archivos es una ayuda de organización, no reemplaza la revisión del cálculo ni de sus fechas.
5. Haz una revisión breve antes de cerrar
- ¿Cada pago tiene periodo, concepto, fecha y soporte?
- ¿Las novedades quedaron revisadas y explicadas?
- ¿Hay obligaciones pendientes que no deban marcarse como cumplidas?
- ¿La información de esta persona está separada de la de otros empleados?
- ¿Los documentos están respaldados y solo acceden quienes los necesitan?
Si un dato no coincide, déjalo pendiente de revisión. Un archivo ordenado debe permitir reconocer lo que falta, además de mostrar lo que ya hiciste.
Guía de organización para hogares empleadores en Colombia. Los cálculos y el tratamiento de cada novedad dependen de la relación laboral; consulta a un profesional cuando necesites resolver un caso particular.
Conoce cómo lo organiza Alma
Alma reúne empleados, pagos, prestaciones y documentos en una misma experiencia. Actualmente está en beta controlada: las pruebas se realizan con datos de ejemplo, no con documentos laborales reales.
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